In gesprek met Dick Trouwborst, bestuurder Rehoboth Onderwijs en zorg over verzuim in het team

Kun je kort iets zeggen over je schoolorganisatie?

Bij Rehoboth Onderwijs en zorg werken ongeveer 190 mensen die onderwijs verzorgen aan zo’n 470 leerlingen. Dit doen we op drie scholen en op twee locaties: Ochten en Barneveld. We hebben een breed onderwijsaanbod: speciaal basisonderwijs, speciaal onderwijs gedrag en (voortgezet) speciaal onderwijs voor zeer moeilijk lerenden. Daarnaast hebben we een Dienstverlening die ondersteuning en trainingen biedt op basisscholen en in het voortgezet onderwijs.

De drie scholen hebben elk een eigen directeur, die samen met de teamleiders leidinggeeft. Bovenschools functioneert een College van Bestuur en een Raad van Toezicht. Het bestuur wordt door één persoon ingevuld.

Op onze scholen vinden we het welbevinden van onze collega’s erg belangrijk. Leidinggevenden krijgen dat als belangrijke opdracht mee: heb oog voor je team! Voor ons allemaal geldt: we doen het werk samen en we hebben elkaar nodig om de juiste dingen te doen.

Wat was voor jullie de aanleiding om met het onderwerp ‘verzuim’ aan de slag te gaan?

We streefden altijd naar zo’n laag mogelijk verzuim en we zaten eigenlijk altijd onder het landelijk gemiddelde. Na de coronaperiode veranderde dat echter. Het verzuim bleef stijgen tot boven de 10% in november 2022. Ook het aantal mensen dat zich meer dan drie keer per jaar ziekmeldde, ook wel frequent verzuim genoemd, groeide.

Nu belijden we dat ziekte en gezondheid uit de Hand van God komen. Tegelijkertijd hebben we daar ook een taak in: een goede werkgever zijn voor ons personeel, daarnaast heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid.

Wat hebben jullie vervolgens gedaan?

We zaten gelukkig in een gezonde financiële situatie zodat we in de gelegenheid waren meer personeel te benoemen dan we op papier nodig hadden. Op die manier kon het onderwijs wel zoveel als mogelijk doorgaan. Tegelijk werd het verzuim wel gevoeld. Het is voor degenen die niet ziek zijn pittiger omdat minder schouders het werk moeten dragen. Zo’n hoog verzuim vraagt dan ook om actie.

We hebben eerst samen met de arbodienst Perspectief de data bekeken en geanalyseerd. Natuurlijk heb je zelf wel een bepaald beeld maar die fase van analyse is echt belangrijk. Klopt het wel wat je denkt? De uitkomst was dat in veel organisatieonderdelen het verzuim hoog was maar met name bij collega’s tussen de 19 en 24 jaar. Nieuwbenoemde collega’s meldden zich het meest ziek, dan wel voor een korte periode. Daarnaast hadden we relatief veel langdurig zieke collega’s die meer dan een jaar ziek waren. Een deel had te kampen met long covid klachten. Het grootste deel had te maken met psychisch verzuim.

Onze arbodienst heeft na deze analyse een aantal adviezen gegeven. In het directeurenoverleg hebben we daarin keuzes gemaakt. In de eerste plaats hebben alle leidinggevenden van de scholen een verzuimtraining gevolgd. Tijdens de training kregen we het inzicht dat we als leiding tot het uiterste gaan om de leerlingen de juiste ondersteuning te bieden. Ook onze collega’s in de klassen hebben de drive om door te gaan. Daarmee vragen we wel heel veel van elkaar. Dat is niet altijd goed voor de collega’s en uiteindelijk ook niet voor de leerlingen. We staan daarom nu eerder stil bij de vraag of we de leerling wel de juiste ondersteuning kunnen bieden ofwel kunnen blijven bieden.

Daarnaast zijn de directeuren in gesprek gegaan met hun team. De verzuimcijfers zijn op tafel gelegd en daar is in alle openheid over gesproken. Zelf denk ik dat dit één van de belangrijkste acties was: zonder oordeel is besproken wat de cijfers lieten zien.

Wat je natuurlijk niet wilt, is dat ziekmelden ‘verboden’ is. Tegelijk wil je ook dat er een reflectieproces op gang komt. Dit blijft wel een spanningsveld.

Collega’s die een hoog arbeidsethos hebben en zich door alle aandacht voor verzuim nauwelijks meer durven ziek te melden en tegelijkertijd zijn er jonge collega’s die echt moeten leren dat als je een baan hebt dit ook betekent dat je je avondritme hierop aanpast. Dit alles bij elkaar heeft ervoor gezorgd dat we ook in het inwerkprogramma voor nieuwe collega’s aandacht schenken aan verzuim. Al met al vraagt het ook veel van de leidinggevenden hier oog voor te hebben.

Ook het verzuimprotocol is herzien. De leidinggevenden gaan eerder in gesprek als iemand zich vaker ziekmeldt. Hierdoor kunnen ze beter samen zoeken naar wat er aan de hand is en hoe hiermee om te gaan. Ook betrekken we de verzuimconsultant er eerder bij als er signalen zijn dat het verzuim langer gaat duren. Daarnaast is er de mogelijkheid voor een preventief consult, zowel bij de bedrijfsarts als ook de verzuimconsultant.

We waren eerder al van plan het preventief medisch onderzoek (PMO) af te nemen als input voor het nieuwe strategische beleid van onze stichting. Maar we hebben nu nog nadrukkelijker de collega’s gestimuleerd hieraan deel te nemen. Op deze manier werd gezondheid én vitaliteit meer een issue en ons gaf het – uiteraard anoniem – meer informatie over de gezondheid en het welbevinden van de collega’s.

Hebben deze inspanningen resultaat gehad?

Het verzuim is na de interventies al heel snel gaan dalen. Dat werd het eerst zichtbaar in minder nieuwe ziekmeldingen. En de lopende ziekmeldingen leidden bijna niet tot langer verzuim. Dit betekende ook dat de groep langdurig zieken niet groter werd. Het verzuim is inmiddels gehalveerd waardoor we nu weer onder het landelijk gemiddelde zitten. Daar zijn we heel blij om.

Wat zijn voor jou en je MT de grootste eyeopeners geweest in dit proces?

Als er veel verzuim is, word je als leiding ook heel druk. Als je niet uitkijkt blijf je hard aan het werk met ‘gaten’ dichten. Tijd nemen en met elkaar analyseren waar het lek zit, is dan heel belangrijk. Dankzij een analyse krijg je scherp waar het verzuim het grootst is.

Het belangrijkste heb ik al genoemd: we gingen als leidinggevenden te ver om leerlingen nog de juiste hulp te bieden. Dat was een deel van de cultuur. Ik wil nog steeds dat we heel ver gaan in onze zoektocht naar de juiste ondersteuning al moeten we voor de grens van ‘te’ ver blijven. Dat vraagt waakzaamheid van ons allemaal.

Heb je vanuit jullie ervaring, tips voor andere schoolbesturen?

Dan denk ik aan het volgende:

• Een open deur: heb oog voor het welzijn van je personeel. Houd in de gaten of alles rond werk, privé en gezondheid in balans is. En besef: we hebben niet alles in de hand. We hebben ook afscheid moeten nemen van collega’s die twee jaar of zelfs langer ziek waren. Dat is voor alle betrokkenen maar in het bijzonder voor degene die het betreft een moeilijke en verdrietige weg. Mensen die bij ons werken, hebben heel bewust voor Rehoboth Onderwijs en zorg gekozen en doen dit werk met heel veel liefde.
• Wanneer je helder hebt waar de knelpunten zich bevinden, dan kun je daarmee gericht aan de slag.
• Ga het gesprek aan met het team, met je collega’s. Natuurlijk is niet alle verzuim te vermijden maar verzuim is wel degelijk te beïnvloeden.
• Evalueer op schoolniveau niet alleen aan het einde van het jaar hoe het gaat met het verzuim, maar doe dit vaker.

Al met al kijken we positief terug op dit traject. De verzuimcijfers zijn gedaald en we zien een stijgende lijn in de vitaliteit van onze medewerkers en collega’s.

Wil jij ook aan de slag met verzuim?

Heb je zelf niet inzichtelijk hoe het bij jou op school gesteld is met het verzuim? Wellicht kan ons verzuimdashboard inzicht geven. Is er in jouw team ook veel verzuim en weet je niet waar je moet beginnen? We denken graag mee over de juiste verzuimaanpak. Neem contact met ons op!